¿Qué es el Sistema Institucional de Archivos?
El Sistema Institucional de Archivos (SIA) es el conjunto de procesos, estructuras, normas, herramientas y responsabilidades que permiten la organización, administración, conservación y disposición de los documentos de archivo generados por el Archivo General del Estado de Chiapas, con independencia del soporte en el que se encuentren.
Su implementación garantiza la adecuada gestión documental, el acceso a la información pública, la preservación de la memoria institucional y el cumplimiento del marco normativo en materia archivística, transparencia y rendición de cuentas.
Objetivo
Implementar y operar el Sistema Institucional de Archivos en las áreas administrativas y operativas del organismo, con base en la metodología archivística establecida en la Ley General de Archivos, la Ley de Archivos del Estado de Chiapas y demás disposiciones aplicables.
Organización
El Sistema Institucional de Archivos opera a través de instancias normativas y operativas que coordinan la gestión documental en el organismo.
Esta estructura está conformada por el Área Coordinadora de Archivos y las áreas operativas de correspondencia, archivos de trámite, archivo de concentración y, en su caso, archivo histórico. Cada instancia cuenta con responsables designados que garantizan el correcto funcionamiento del sistema y el cumplimiento de la normatividad archivística.
Grupo Interdisciplinario
El Grupo Interdisciplinario es el órgano colegiado encargado de coadyuvar en los procesos de valoración documental y disposición de los archivos.
Se integra por el titular del Área Coordinadora de Archivos, la Unidad de Transparencia y representantes de las áreas jurídica, administrativa, de planeación, informática, órgano interno de control y áreas responsables de la información. Su función principal es analizar y emitir opiniones técnicas para la correcta conservación, transferencia o baja documental.
Programa Anual de Desarrollo Archivístico
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) es el instrumento de planeación que establece las acciones, estrategias y metas en materia de gestión documental y administración de archivos.
A través del PADA se da seguimiento al fortalecimiento del Sistema Institucional de Archivos, la implementación de la metodología archivística, la capacitación del personal y el cumplimiento de las disposiciones normativas. Los informes anuales permiten evaluar los resultados y avances alcanzados.
Registro Nacional de Archivos
El Registro Nacional de Archivos acredita la inscripción y el cumplimiento de las obligaciones archivísticas del organismo ante las instancias competentes.
Las constancias de inscripción y refrendo de los archivos de trámite, concentración e histórico reflejan el compromiso institucional con la correcta organización, conservación y administración de los archivos públicos, así como con la transparencia y rendición de cuentas.
Instrumentos Archivísticos
Los instrumentos archivísticos son herramientas técnicas fundamentales para la gestión documental. Entre ellos se encuentran el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, los cuales permiten identificar, organizar, valorar y establecer las vigencias y destinos finales de los documentos, asegurando su adecuada conservación o disposición conforme a la normatividad vigente.